バックオフィスの業務効率化に繋がるおすすめツール3選!




クラウドツールを導入することで、バックオフィスの業務を効率化できる可能性があります。

時間効率の良さは生産性の向上に期待できるほか、場合によってはコスト削減に繋がることも。

「いやいや、ツールを導入したら費用がかかるしコスト削減にならないでしょ」

こう感じている方もいるかもしれません。

そこで当記事では、バックオフィス向けのツールを導入するメリットや、業務効率化に期待のかかるおすすめツールをご紹介していきます。

バックオフィス業務にツールを導入するメリット

喜んでいるバックオフィス業務担当の女性

フロントオフィスと呼ばれる営業部門の後方支援をおこなうのが、バックオフィスの役目。

人事や経理、総務などが具体的な担当部門です。

そんなバックオフィス業務にツールを導入するメリットはどこにあるのでしょうか。

①時間効率に対する意識が変わる

デスクに置かれた時計

そもそもツールの導入を検討する時というのは、

「業務を効率良くしたい!」

「この作業を失くしたい!」

といった何らかの背景があるものです。

そこで自然と考え出すのが、「どのツールが自分たちの業務効率化に繋がるのか」。

ここで改めて、業務内容のことを客観視し始めます。

そうなると、「そもそもこの業務は必要あるのか」といった考えに至ることもあり、結果としてツールの導入を断念したとしても、ツールの導入を検討し始めた時点で時間効率への意識が着実に高まっているのです。

②生産性の向上に繋がる

作業効率を進める棒人間

業務の効率化を進め、バックオフィス部門全体で時間に対する意識が高まると、1つの作業に集中して取り組めるようになります。

これにより、通常よりも短時間で高品質な仕事をこなすことができる上に、新たに生み出された時間で別の業務に従事することだってできるのです。

③コストの削減も

時間に対する意識が変わる→生産性が上がる

この次に挙げられるメリットはコスト削減です。

例えば社員20人とパート1名で業務を回していたとしましょう。

ツールを導入したことで、社員1人1人の1日あたりにおける短縮時間が30分になったらどうでしょう。

社員20人合わせて10時間分の短縮ができる計算になります。

これにより、パートさんに委託していた作業を社員全員で回せるため、人件費の削減に繋がるのです。

 

これらはあくまで一例ではありますが、1人1人の生産性が向上すると視野が広がるもの。

だからこそ、バックオフィス向けのツール選びは慎重に進めていくのが望ましいでしょう。

バックオフィスの業務効率化に繋がるおすすめツール3選

ここからは無料・有料含めたバックオフィスの業務効率化に繋がるツールをご紹介していきます。

おすすめポイントや口コミを交えて紹介していきますので、参考にしてください。

1.kintone

出典元:kintone

kintoneは用途や目的別に自由なカスタマイズができる業務効率化ツールです。

プログラミングの知識がなくても、マウスでクリックするのみで既存カードを追加していくことができます。

下記の機能は一例です。kintoneはとにかく多くの種類に対応しているため、使い慣れていくと更に効率化できることでしょう。

機能概要 内容 おすすめポイント
社員名簿 個人情報や人事評価などを一元管理 閲覧制限の設定可能
従業員数や給料などの情報を可視化できる
社内FAQ 社内でよくある質問をFAQ形式で公開 質問内容を一ヶ所に集約できる
検索窓から一発検索可能
採用管理 履歴書や面接結果などの一元管理 募集フォームと連携できるためステータスが一目で分かる
申請業務 あらゆす申請業務をツール上で一元管理 過去の申請履歴にも対応
リマインド機能に対応しているため忘れ防止にも繋がる
契約書管理 契約書のオンライン管理 必要事項を検索できる

kintoneの料金プラン

出典元:kintone

kintoneは導入費用が無料、更に1か月毎の契約更新に対応しているため、他ツールへの乗り換えも容易におこなえます。

また、30日間の無料プランが用意されていますが、簡易版シミュレーターも用意されているため、登録せずに雰囲気を体感できます。

kintoneの簡易版シミュレーターはこちら

kintoneの口コミ


kintoneの口コミを調査したところ、「使いやすい」という意見が数多く見つかりました。

「新ツールに対応できるか不安…」という方でも利用できる程シンプルなツールに仕上がっているので、まずは無料プランから始めてみてはいかがでしょうか。

kintoneの公式サイトはこちら

2.SmartHR

出典元:SmartHR

SmartHRは、人事関連業務に強いクラウドツールです。

  • 労務管理クラウドシェア No.1
  • HR Award 2016
  • グッドデザイン賞

上記3つに輝いた実績を持っており、導入企業2万社以上、サービス利用継続率は驚異の99%越えです。

これまでは従業員が提出した情報を基に入力する作業が必要でしたが、SmartHRは完全オートメーション化されています。

雇用契約や個人情報を従業員側に入力してもらうのみで、自動的にSmartHR上に集約されるのです。

扶養変更にも対応する必要がなく、常に従業員の最新情報がデータとして蓄積されていきます。

SmartHRの料金プラン

出典元:SmartHR

SmartHRは15日間の無料プランを提供しています。

無料期間中は、画像の一番左に位置しているスモールプランの利用が可能となっているため、予めほとんどの機能を確認することができます。

SmartHRの口コミ


SmartHRの悪い評判はほとんどなく、「ウソみたいに使いやすい」といったこれ以上ない最高の褒め言葉が見つかりました。

ただし、「使いやすさ」という感覚的な面は人によって異なるため、まずは無料プランから使い勝手を確認するのがおすすめです。

SmartHRの公式サイトはこちら

 3.CLOUZA

出典元:CLOUZA

CLOUZAは、勤怠管理に特化したクラウド型管理ツールです。

サーバーを用意する必要がない上に、アクセス端末の指定がないため、出先からスマホやタブレットなどで勤怠管理をおこなうことができます。

CLOUZAの料金プラン

出典元:CLOUZA

CLOUZAの最大の特徴はお手軽な料金プランにあります。

導入費用や基本料金が無料、更に月額費用は利用者1名につき200円と安価です。

CLOUZAは最大で30日間の無料体験が可能となっているため、勤怠管理システムにお悩みの方はぜひお試しください。

CLOUZAの公式サイトはこちら

まとめ

打ち合わせをしているバックオフィス従事の女性

バックオフィス業務の効率化に繋がるおすすめツールをご紹介していきました。

ネット上には各ツールの口コミが掲載されていますが、使い勝手は業務内容や使う人によって変わってくるため、各社で提供されている無料プランからお試しください。

また、プロジェクト管理ツールを検討中の方はこちらの記事も参考にしてください。

関連記事:チームで楽しく仕事ができる業務効率化ツール「Repsona」




ABOUTこの記事をかいた人

京都府出身。大学卒業後、新卒で上場IT商社に入社。 法人向けのITコンサルタントとして業務の効率化、WEBを活用した集客・営業コンサルティングを実施。 その後国内コンサルティングファームにて不動産業専門のコンサルティングに従事。役職はチームリーダー、全国のクライアントの経営顧問をしている。 専門分野は仕事上、不動産・新築住宅・WEB・IT分野などなど。 読書・資格取得・ITツールやアプリ導入などが趣味