【採用担当者向け】面接前の準備を徹底解説




昨今ダイレクトリクルーティングやリファラル採用など、求人の在り方も多様化してきています。

スカウトや大手求人媒体を活用・経由せずとも、急成長しているIndeedなどで直接求職者を探すことが可能になってきましたね。

ただし、問題点も発生しており、WEBエントリーがお気軽であるからこそ、「音信不通・無視・バックレ」などが頻発しています。

 

まだまだ売り手市場のこんな時代、中小企業で優秀な人材を確保しようと思うと、

重要な考え方は、「受け手側の対応を高めていかなければならない」ということです。

 

今回は、人事の方も・経営陣にも役に立つ、応募者様に対する対応について解説します。

 

今回の記事は、「応募から面接までの前準備編」となります。

 

【採用担当者向け】”内定・フォロー”の対応を徹底解説

2019年7月18日

【採用担当者向け】”面接当日”の対応を徹底解説

2019年7月17日

【採用担当者向け】面接”直前”の準備を徹底解説

2019年7月15日

の記事もぜひご一読くださり、自社の参考にしてみてくださいね。

 

■1.全体の流れを把握する

 

ポイントは、各フローを「抜けなく」「漏れなく」「ダブりなく」行うこと。

下記が全容の参考となります。

大枠を俯瞰することで、自社の具体的打ち手をルールとして決めていくことが重要です。

 

1.TEL or フォームからの反響

● フォームによる第一スクリーニング
● 個人情報の取得

 

2.ファーストコンタクト

● 第二スクリーニング
● 面接日の設定(来社誘導)

 

3.直前準備

● 面接リマインドTEL
● ヒアリング項目の整理

 

4.担当者初回面談

● 第三スクリーニング
● 入社意欲の向上(惹きつけ)
● 次回アポイント
● 不合格連絡

 

5.再面接

● 面接の実施

 

6.内定・フォロー

● 内定連絡
● 不合格連絡
● 入社手続き

 

■2.反響時の注意点

 

①エントリーを確認次第、5分以内に架電します。

⇒応募者がスマホを持っている間に荷電することで、コンタクトを取れる可能性が格段と上がります。

※エントリー者の8割以上がスマホからの反響です。

 

②あらゆる方法で電話を繋げる

①固定電話⇒②社用携帯電話⇒③SMSより(LINEより)

 

応募者目線で第一声の言葉を選ぶ

good: 「この度は中途採用HPより、ご応募いただき、ありがとうございます。」
bad: 「初めまして私、株式会社●●の△でございます。」

 

ポイント:電話に出ない理由、折り返ししない理由をなくす

・PCよりもスマホからの応募が増えてきています。

応募者が手にスマホを持っているうち(目標:応募から5分以内)に架電するとコンタクトが高確率で取れます。

・電話にでない場合は、必ず留守電を残すことを意識しましょう。

留守電には、折り返しご連絡していただく旨、または次に電話する日時と時間を残すようにしましょう。

※折り返しがない場合は、こちらから再度連絡するのが前提です。

 

■3.エントリー確認・面接対応の準備

 

【準備物一覧】

準備物 用途
1 「応募者管理シート(スプレッドシート)」 応募履歴のファイルに転記するため
「面接担当者スケジュール」 面接日時、面接担当者を決定する
  掲載中の求人広告 募集があった媒体をすぐに把握するため

 

 

ポイント
ヒアリングの際には「応募者管理シート(スプレッドシート)」と 「面接担当者スケジュール」を準備しておきましょう。

 

4.フォーム応募者面接日設定フロー

 

ポイント
応募者情報をしっかりと「応募者管理シート(スプレッドシート)」に記載します。
応募者への連絡(基本的に電話、営業時間外はメール)は即座に実施しましょう。

【フォーム応募でのフロー】

受付担当者 各電話担当者 面接担当者 詳細項目
フォームでの応募 エントリーフォームの応募者情報を担当者に送る 自社HPのエントリーフォームの内容確認し、応募者情報を送信します。
応募者

への
電話掛け

受付担当者からの応募者情報確認 受付担当者から送られた応募者情報を確認します。
応募者に電話をかける※5分以内 ・「応募者管理シート」「面接担当者スケジュール」を準備します。
・準備後、電話をかけます。
電話中に応募者管理シートへ面接日時等を記載 ・「応募者管理シート(スプレッド)」、

「面接担当者スケジュール」

にヒアリング内容を書き込み、

面接日時・面接担当者を決定します。

面接日

確認

面接担当者は応募者管理シートを確認 ・面接担当者はクラウド上の「応募者管理シート(スプレッド)」を確認し、自分の面接日がいつなのかを確認します。

 

受付担当者は「応募者管理シート(スプレッドシート)」を常に最新版に更新し、面接担当者は、応募者情報とスケジュールを随時確認しましょう。

 

5.電話応募者面接日設定フロー

 

ポイント
応募者情報をしっかりと「応募者管理シート(スプレッドシート)」に記載します。
面接設定日は、面接担当者のスケジュールに左右されるので、電話対応者は面接担当者の空きスケジュールを常に把握する必要があります。(常に情報共有を行いましょう。)

 

【電話応募でのフロー】

各電話担当者 面接担当者 詳細項目
電話での応募 応募者からの電話をとる ・電話対応の際は明るく、元気に対応しましょう。
応募者

への
電話対応

応募者の聞くべき項目をヒアリングする ・電話対応トークスクリプトを参照。
電話中に応募者管理シート(スプレッド)へ記載 ・「応募者管理シート(スプレッド)」、 「面接担当者スケジュール」を準備します。
・準備後、電話をかけます。
応募者管理シート(スプレッド)に転記 ・「応募者管理シート(スプレッド)」、

「面接担当者スケジュール」

にヒアリング内容を書き込み、

面接日時・面接担当者も決定します。

面接日

確認

面接担当者は応募者管理シート(スプレッド)を確認 ・面接担当者はクラウド上の「応募者管理シート(スプレッド)」を確認し、自分の面接日がいつなのかを確認します。

受付担当者は「応募者管理シート(スプレッドシート)」を常に最新版に更新し、面接担当者は、応募者情報とスケジュールを随時確認しましょう。

 

■6.電話をかける前に(その1)

 

あなたは、全社員の顔(=代表)です。あなた次第で会社の印象が決まります!

電話は顔が見えない分、相手の表情がわからない。

より繊細に慎重にしなければなりません。

 

正確」「迅速」「親切この基本原則を常に徹底する

“人の「心」と「言葉」を大切にする意識”を事前確認する

応募者(お客様)の立場になって物事を考える」こと

 

電話を取る前から勝負は決まっています。

第一印象を最も大切にすることで、その後のコミュニケーションを円滑にし、応募者との信頼関係を素早く構築することが出来ます。

あなたの第一声で「会社の印象の8割方」が決まります。

対面のコミュニケーションでは、相手の心の動きの大半を顔の表情から読み取ることができますが、顔が見えない電話応対では、“声の表情”が大きくものを言います。

メラビアンの法則で一番要素が大きいのは、55%を占める「態度・表情」でした。ところが、電話応対では態度・表情は見えないので、55%はそのまま38%の「話し方(声)」が受け継ぐことになります。つまり、55%+38%=93は、“声の表情”が責任を持たなければならないのです。

声のトーンが暗かったり、はっきりと要領を得ない場合、相手を不安にさせてしまうことがあるので、本題に入る前にしっかりとした第一声で「信頼」を構築していきましょう。

 

■7.電話をかける前に(その2)

 

“声の表情”

声の表情とは、スマイル(笑声)で話をすることです。笑顔でしっかりと口が開いている状態で発声することを心がけましょう。

この“声の表情”の重要性に対する認識は、まだまだ低いように思います。その理由としては、「内容や文言を均一化することの方を優先する」

「“声の表情”が大切なことは分かっていても、その表現が難しい」という2つのことが考えられます。
話しことばとしての日本語は「抑揚や間」「強弱」「速度」「声柄」「明瞭度」「意味のくくり」「地の声」「息の声」「裏声」など、様々な要素を複雑に使い分けながら意味を伝え、心を伝えるものです。それは単なるテクニックではありません。

伝えたいことを「本当に伝えよう」という思いを持って、丁寧に伝えることが基本なのです

 

【これだけ覚えておけば、ほぼ完璧!

~電話をかける前の11のポイント~

 

①電話の声は常に「」の音

 

②「語尾」は伸ばさない!上がらない!

~ます。:×Masu ○Mas

 

③スマイル(笑声)で話をする

 

④自分のイメージを持って話をする(モノマネする)

(例:●●テレビの××アナウンサーのように柔らかいイメージ)

・電話はイメージなので「品良く、明るく、清潔感」を心がければ、相手に“大企業”のイメージを与え、安心させることが出来る

 

⑤3回以上、コールは鳴らさない

 

⑥普段よりゆっくり、はっきりと話す 

・相手の表情が見えないので独りよがりになりがち

 

⑦受話器は左、メモと鉛筆は右

 

⑧絶対に曖昧に聞かない 

・正確に聞き、正確に答え、正確に伝える

 

⑨必ず自分の名前を伝える。

・相手に「安心感」と「信頼」、そして自分の名前を名乗ることで、「責任感

 

⑩お待たせしない

・大事な転職活動の時間が奪われてしまう

・長引きそうな場合、返答が出来ない(=わからない)場合は即、折り返し

 

⑪相手が受話器を置いたことを確かめてから、こちらの受話器を置く。

・お見送りと同じで、先に切ってしまうと「不快感」を与えてしまう

 

■8.面接日設定時の注意点

 

1.面接参加のハードルを下げる

good:「履歴書や職務経歴書、持参いただくとスムーズですが、お忙しければ、無理しなくても大丈夫ですよ。」

bad:「当日は必ず、履歴書職務経歴書をご持参下さい。」

 

2.面接日を2日以内に決定する

good:「●月△日か■月×日でしたらどちらのご都合よろしいしょうか。」

bad:「いつごろなら、ご都合よろしいでしょうか。」

※オープンクエスチョンをせず、クローズドクエスチョンで面接へ誘導しましょう。

 

3.日程変更はなるべく避ける

⇒面接の日程が合わなくなってしまった場合、応募者は他の企業の内定を先にもらってしまう可能性があるので、日程変更する際は、なるべく早い日程で設定しましょう。

 

応募者が必ず面接に来るように誘導することがポイントです。

 

面接日の設定のPOINT

応募者の都合は聞かず、こちらから日時を指定し、主導権を握りましょう。

万一、日程の都合が合わない場合は、他社へ流れてしまう可能性があります。やむを得ない場合はなるべく早めの日程で再設定しましょう。

 

■9.応募から面接までの日数

 

下記は私のご支援先の採用者・不採用者ごとの応募から面接の期間の平均です。

採用者は応募から平均2.2で面接が設定されており、不採用者は平均3.6日で面接が設定されています。

採用者 不採用者 全平均
2.2 3.6日 3.1日
31人 60人 91人

 

応募から面接の期間ごとの採用率です。
応募から面接までの期間が5日を超えると、採用が1件しかなくなっています。

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 合計
面接数 5 23 24 7 12 8 3 3 2 0 0 1 2 1 91
採用数 4 14 3 4 2 3 0 0 0 0 0 0 1 0 31
不合格数 1 9 21 3 10 5 3 3 2 0 0 1 1 1 60
採用率 80% 61% 13% 57% 17% 38% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 50% 0% 34%

 

 

■10.フォーム応募者対応トークスクリプト・来社誘導

 

トークスクリプト 使用ツール 注意点
【ご挨拶】
○○様のお電話でよろしいでしょうか?先程は採用サイトからのエントリー誠にありがとうございました。私、株式会社△△の採用担当○○と申します。
応募者は応募するにあたり、不安を抱えています。最初の挨拶は『元気よく』対応してください。
ご応募いただき、ありがとうございます。
(自社に興味を持っていただいたことへ感謝を伝える)今、数分お時間頂いてもよろしいでしょうか?
電話対応をスムーズにするために、メモは手に届く場所においておきましょう。
恐れ入りますが、◯◯様について何点かご質問させていただいてもよろしいでしょうか?

※面接受付表の聞くべき項目を聞く

・面接受付表
・掲載中の求人広告(WEBサイト)
【聞くべき項目と順番】
誠にありがとうございます。是非◯◯様と一度お会いしてお話できれば嬉しいです。

早速ですが、

・平日と休日どちらがご都合よろしいでしょうか?

・午前と午後はどちらがご都合よろしいでしょうか?

・●月●日と●月●日でしたらどちらの日程がご都合よろしいでしょうか。

面接担当者スケジュール 日程は必ず2日程挙げ、クローズド・クエスチョンでアポに繋げる。

多少強引にでもアポを獲得する。

面接時に写真付き履歴書と身分証明書をお持ちいただけますとスムーズですが、お忙しければ、無理に持参されなくても大丈夫です。お話できれば幸いです。 当日の持ち物の確認をしましょう。
弊社の面接場所は、募集広告、またはホームページに掲載しておりますが、
弊社までの道順はご存知でしょうか?
【わかる場合はそのまま下のトークへ】
①わからなくなった場合のために、自社の連絡先を共有【わからない場合】
①道順の説明 ②わからなくなった場合のために、自社の連絡先を共有
連絡先をしっかりと共有しましょう。
それでは○月○日○○時にお待ちしておりますので、宜しくお願いします。
本日はお電話をいただき、ありがとうございました。

 

■11.電話応募者対応トークスクリプト・来社誘導

 

トークスクリプト 使用ツール 注意点
【ご挨拶】
○○様のお電話でよろしいでしょうか?先程は採用サイトからのお電話でのご応募誠にありがとうございました。私、株式会社△△の採用担当○○と申します。
応募者は応募するにあたり、不安を抱えています。最初の挨拶は『元気よく』対応してください。
ご応募いただき、ありがとうございます。
(自社に興味を持っていただいたことへ感謝を伝える)今、数分お時間頂いてもよろしいでしょうか?
電話対応をスムーズにするために、メモは手に届く場所においておきましょう。
恐れ入りますが、◯◯様について何点かご質問させていただいてもよろしいでしょうか?

※面接受付表の聞くべき項目を聞く

・面接受付表
・掲載中の求人広告(WEBサイト)
【聞くべき項目と順番】
誠にありがとうございます。是非◯◯様と一度お会いしてお話できれば嬉しいです。

早速ですが、

・平日と休日どちらがご都合よろしいでしょうか?

・午前と午後はどちらがご都合よろしいでしょうか?

・●月●日と●月●日でしたらどちらの日程がご都合よろしいでしょうか。

面接担当者スケジュール 日程は必ず2日程挙げ、クローズド・クエスチョンでアポに繋げる。

多少強引にでもアポを獲得する。

面接時に写真付き履歴書と身分証明書をお持ちいただけますとスムーズですが、お忙しければ、無理に持参されなくても大丈夫です。お話できれば幸いです。 当日の持ち物の確認をしましょう。
弊社の面接場所は、募集広告、またはホームページに掲載しておりますが、
弊社までの道順はご存知でしょうか?
【わかる場合はそのまま下のトークへ】
①わからなくなった場合のために、自社の連絡先を共有【わからない場合】
①道順の説明 ②わからなくなった場合のために、自社の連絡先を共有
連絡先をしっかりと共有しましょう。
それでは○月○日○○時にお待ちしておりますので、宜しくお願いします。
本日はお電話をいただき、ありがとうございました。

 

■12.来社誘導時の注意点

 

1.ラリングを行い、来社せざるを得ない心理にさせる事。

2.モチベーションを低下させない事

⇒エントリーから日数が経ってしまうとモチベーションが下がってしまうので、原則3営業日以内を目安に、 面接日を設定します。※可能であれば、当日面接も対応しましょう。

③リマインドメール(SMS)を送る 

⇒住所、担当、連絡先、面接日時を記載し、電話後にメールを送ります。

 

ポイントは、心理的不安をなくす&無意識にプラスの行動に誘導することです。

 

来社誘導のPOINT

・ラベリングとは、相手に好意的な印象を持っている事を伝え、それに応えなければいけない心理にさせる事です。

例)あなたは電話越しからでも、すごく誠実そうな方であるというのがすごく伝わってきます。

当日お会いできるのを楽しみにしています。

・エントリーから日数が経って行くにつれて、求人に対しての応募者のモチベーションがどんどん下がって行ってしまう恐れがあります。

・リマインドメールは、電話後すぐに送り、面接前々日にも連絡を行いましょう。(その時連絡が取れなくても、前日にまた連絡が取れるため)

 

【採用担当者向け】”内定・フォロー”の対応を徹底解説

2019年7月18日

【採用担当者向け】”面接当日”の対応を徹底解説

2019年7月17日

【採用担当者向け】面接”直前”の準備を徹底解説

2019年7月15日

 

の記事もぜひご一読くださり、自社の参考にしてみてくださいね。




ABOUTこの記事をかいた人

京都府出身。大学卒業後、新卒で上場IT商社に入社。 法人向けのITコンサルタントとして業務の効率化、WEBを活用した集客・営業コンサルティングを実施。 その後国内コンサルティングファームにて不動産業専門のコンサルティングに従事。役職はチームリーダー、全国のクライアントの経営顧問をしている。 専門分野は仕事上、不動産・新築住宅・WEB・IT分野などなど。 読書・資格取得・ITツールやアプリ導入などが趣味