【採用担当者向け】面接”直前”の準備を徹底解説




昨今ダイレクトリクルーティングやリファラル採用など、求人の在り方も多様化してきています。

スカウトや大手求人媒体を活用・経由せずとも、急成長しているIndeedなどで直接求職者を探すことが可能になってきましたね。

ただし、問題点も発生しており、WEBエントリーがお気軽であるからこそ、「音信不通・無視・バックレ」などが頻発しています。

 

まだまだ売り手市場のこんな時代、中小企業で優秀な人材を確保しようと思うと、

重要な考え方は、「受け手側の対応を高めていかなければならない」ということです。

 

今回は、人事の方も・経営陣にも役に立つ、応募者様に対する対応について解説します。

 

今回の記事は、「応募から面接までの前準備編」となります。

 

【採用担当者向け】”内定・フォロー”の対応を徹底解説

2019年7月18日

【採用担当者向け】”面接当日”の対応を徹底解説

2019年7月17日

【採用担当者向け】面接前の準備を徹底解説

2019年7月15日

の記事もぜひご一読くださり、自社の参考にしてみてくださいね。

 

■1.応募者の人となりの仮説構築(ランク分け)

 

電話を通じて、応募者を下記のようにランクごとに分類します。

 

①Aランク 

・志望度がとても高い(自社が第1志望である)

・他に受けている会社がない

・自社の業界・業務内容にて実績がある

・転職回数が2回以下

 

②Bランク

・志望度が高い(自社が第1志望群)

・決め手に欠けていて、本人の中で整理がつかないことが多い

・現時点では自社が第1志望だが、今後選考を受けてみたい企業が控えている

・自社の業界・業務内容に興味がある

・自身は第1志望だが、両親が反対していることがある

 

③Cランク

・志望度があまり高くない(自社が第2志望群に属している)

・大手企業、有名企業の面接を受けている

・色々な業界を受けている

・給与を重視する

 

④Dランク

・志望度が低い(自社は第3志望以下)

・自社の業界に全く興味がないことが多い

・自社の業界に興味がある場合は、滑り止めという気持ちで受けている

・情報収集や何となく自社を受けている可能性が高い

 

■2.応募者の人となりの仮説構築(ランク別対応)

 

1にて分類した応募者のランクに合わせた採用活動を展開します。

対応方法は下記の通りです。

 

①Aランク

・現場社員を紹介し、接触させ、自社へのファン化を進める

・個人情報を把握、ネックを抑え、変わらずAランクでいてもらえるようにする

・面談や面接内で転職後のキャリアを明確にする

 

②Bランク

・迷っている会社の企業情報を抑え、フックを訴求、ネックを潰す

・迷っている会社の情報、選考スケジュールを抑えておく

・会社選びの軸を気付かせる・決めてあげることで、自社が第1志望に上がるよう誘導する

 

③Cランク

・競合企業の情報を抑え、フックを訴求、ネックを潰す

・中小企業の魅力、安定している点を訴求する

 

④Dランク

・定期的な連絡、接点を取り続け、自社の志望度が上がるのを待つ

 

■3.リクルーター(中途入社社員)のフォロー

 

実際に中途入社した社員が接触することが重要になります。

ぜひ取り組みましょう。

中途社員がリクルーターになる前の準備を解説します。

 

①前職での活動を振り返る

自らの転職活動をどのような軸でおこなっていたのかを振り返る。その理由を考え、入社動機に一貫性を持たせることが重要です。※選社軸も明確にしている状態にしておきます。

 

②会社と事業と仕事を知る

自社がどのような価値を社会に提供しているのかを考えましょう。

そこから今の自分の仕事の価値や会社にどのように貢献しているかを認識し、今の仕事の理解を再度深めていきます。

③自らの魅力を語る

今、自社で働くことで、将来社会に対し実現したいことを語れるようにしておきます。

それができることで、「人間的に魅力な人物」と応募者は印象を受けていただけます。

 

④応募者の魅力を引き出す

応募者に選社軸や夢を問い、そこから応募者自身も気づいていない、彼らの新たな魅力を引きだしましょう。

 

面接前応募者対応の目的

 

・自社への入社意欲を正確に把握する

・内定辞退・早期離職を予防するためのネックとなる情報を把握する

・成長のためのアドバイス・指導を行う

・応募者本人から転職にあたる悩み・ネックを聞き、不安を解消する

・説明会・選考では伝えきれなかった情報を伝え、業界や自社への理解を深める

・上記を通し、自社への入社意欲を上げる

・個人個人に応じた内定者フォロー策を行うためのヒアリングをする

 

応募者の本音を引き出すリクルーター対応

 

聞くべき内容

 

【レベル1】転職活動の状況

・第1志望はどこか、自社は第何志望か

・受けている業界、受けている会社

・自社と迷っている会社の採用スケジュール

・どの部分で自社と迷っているか

・転職活動の軸

 

【レベル2】前職での活動

・なぜ転職活動をしているのか

・どんな仕事をしてきたか

・どんな課外活動をしてきたか

 

【レベル3】プライベートの情報

・家族構成

・両親の仕事

・恋人はいるか、いたらどんな恋人とつきあっているか

 

応募者の本音を引き出すポイント

 

①応募者の本音は企業側の立ち位置ではつかめない

・役割分担が大切。リクルーターは応募者の応援団(中立の立場)

⇒仕事として付き合っているわけではないスタンスを見せる

⇒個人携帯での電話や、時間外での電話も時には必要

・情報はストレートに聞くのではなく、何気ない会話の流れから聞き出す

 

②応募者の本音を抑える重要なキーワード

・夏休みの過ごし方(予定)

・家族との関係、家族の状況

・人生の軸

 

■4.電話応対時

 

言葉遣いチェック

あいさつ

的確な言葉をタイミングよく会話に挟むことにより、信頼関係を深め、対応を円滑に進めます。

効果的に使用しましょう。

 

第一声 お忙しいところ、お電話ありがとうございます。
おはようございます。/こんにちは。
(大変)お待たせいたしました。
了承 かしこまりました。
承知いたしました。
お待たせするとき 少々お待ちいただけますでしょうか。
お待たせしたとき (大変)お待たせいたしました。
感謝 ありがとうございます。
締めくくり 失礼致します。
(今後とも)よろしくお願いいたします。

 

印象を和らげる言葉

相手への心遣いを表現する言葉です。やわらかい印象を与えることにより、会話中の潤滑油の役割を果たし、且つ、話の内容を明確に伝えることもできます。 「申し訳ございませんが、」や「恐れ入りますが、」は、どんな場合にも使える便利な言葉ですが、以下を参考に、状況に応じた言葉を積極的に取り入れましょう。

お願いするとき お手数をお掛けしますが、

ご面倒ではございますが、

お急ぎのところ・・・、

お忙しいところ・・・、

お尋ねするとき

ご用件を伺うとき

失礼ですが、

差し支えなければ、

よろしければ、

相手の意向に添えないとき

違う意見を述べるとき

お断りするとき

あいにくではございますが、

せっかくお電話いただきましたが、

勝手を申して恐縮ですが、

※選考が進むにつれ、自然な流れで言葉遣いを崩していくとよいです。

 

■5.面接直前準備時の注意点

 

①Facebookで名前検索し、応募者の人格を事前に把握する

※容姿・雰囲気、投稿内容(趣味趣向など)を知り、アイスブレイクに活かしましょう。

 

②エントリー案件の情報整理、自社ツールの 準備

⇒パンフレット、HP等。

 

③面接時に訴求するメリット整理する

 

①通勤時間が短い。(家から近い)

②希望の給与がもらえる。

③経験を活かせる。

④やりたい仕事である。

⑤知り合いが働いている。

⑥良く知っている会社で興味を持っていた。

⑦週●回休みが取れる。

⑧勤務のスケジュールの融通が利く。

 

面接来社までの準備のPOINT

・応募者を知るための事前準備に時間をかけること!

・応募者の人となりの仮説を立ててから面接に望むようにしましょう。

 

■6.面接日の設定

 

ポイント
クローズドクエスチョンを心がける(具体的に空いている日時を指定して頂く)
面談・面接のハードルを下げる
応募者のモチベーションを高める
応募者の居住地が遠い場合は、近隣のターミナル駅(交通の便が良い場所)を指定、またはGoogleハングアウト等のWEB面接を行う。 

 

面接誘導トークスクリプト

トークスクリプト ポイント
【ご挨拶】
こんにちは。○○様の携帯電話でよろしいでしょうか。私、△△の○○と申します。ただいま(先日)我々の採用サイトからエントリー誠にありがとうございました。今お時間少々よろしいでしょうか。
【電話が出来ない状況の際】
わかりました。また改めてお電話させていただきます。何時ごろ、お電話してもよろしいでしょうか?
クローズドクエスチョン
早速ですが、今回エントリーいただいた求人についての簡単なご説明と、【応募者名 様】の現在の転職活動状況も踏まえてお話しをお伺いできればと思います。

[ヒアリング後]是非、お会いしてお話したいと思いますので、○月×日の●~▼時の間と○月△日◆~▼時  でしたら、ご都合の良い時間帯はありますでしょうか。30分から 1 時間くらいで済ませられればと思います。

【日程が合わない場合】
わかりました。
それでは他に日程を頂いてもよろしいでしょうか?
面接のハードルを下げる
ありがとうございます。それでは、○月×日の●時からでお時間をお取り致します。場所については、【自社 住所】に来ていただければと思います。【応募者名 様】にお会いできるのを楽しみにしております。失礼致します。 【場所の都合がつかない場合】
わかりました。それでしたら●●駅から近くの【カフェ、ファミレス】でも大丈夫です。こちらでいかがでしょうか。
面接者の都合に合わせて断る理由を絶つ

 

面接予約確定メール文

●●様
こんにちは。株式会社○○の〇〇です。 本日は面談の前々日です。
【自社住所】または【ターミナル駅カフェ、ファミレス】で●時でお待ちしています。
当日連絡先は 000-0000-0000(CA の携帯番号)です。
当日は、何卒宜しくお願いします。

 

■7.面接日のリマインド

 

ポイント
面接に来るように、2日前からしっかりとグリップするために連絡を入れましょう。
電話に出ない応募者に対しては、 SMS(ショートメッセージサービス) を送付しましょう。 ⇒SMS(ショートメッセージサービス) の文字数は、タイトル無し全角70文字までです。

 

面接2日前コールトークスクリプト

 

トークスクリプト 使用ツール 注意点
【ご挨拶】
お世話になっております。株式会社●●の○○と申します。
あいさつは元気よく行ってください。
面接日程の確認でお電話いたしました。
今お時間宜しいでしょうか?
【電話が出来ない状況の際】
わかりました。また改めてお電話させていただきます。
何時ごろ、お電話してもよろしいでしょうか?
電話が出来ない状況の場合は謝罪を述べ、相手より後に電話を切りましょう。
ありがとうございます。

○○さんの面接日程は

2日後の○月○日の○時からでございます。
よろしくお願いいたします。

【日程が合わない場合】
わかりました。それでは他に日程をいただいても宜しいでしょうか?
「面接担当者スケジュール」 面接日程を変更する場合はしっかりと「面接担当者スケジュール」を確認します。
ありがとうございます。

弊社の場所はご確認いただけましたでしょうか?

【場所がわからない場合】
①道順の説明をおこないます。
②わからなくなった場合のために、自社の連絡先をお伝えします。
最寄の駅からの道順を把握してわかりやすく説明します。
ありがとうございます。

それでは○月○日の○時でお待ちしておりますので、
よろしくお願いします。

変更があった場合のみ面接者に連絡します。

 

■8.面接日設定・リマインド時の注意点

 

①面接の日程をおさえているかをTELにて確認(面接2日前にTEL)

②TELでは「お会いできるのを楽しみにしている」と伝える事で応募者のモチベーションを上げる

 

面接の日程確認のPOINT

・もし、声が小さいなどの様子が伺えるのであれば、転職を迷っている可能性が あります。

その場合は、「あなたに会えるのを楽しみにしています。当日は宜しくお願い致します。」

というようにフォローしましょう。

 

9.質問事項の設定

 

求める人物像を洗い出し、それを踏まえて質問内容と、質問の意図を予め明確に設定しておくことがポイントです。

重要度 質 問 内 容(一例) 質 問 の 意 図
どの媒体を見て応募してきましたでしょうか? どの媒体をみて応募してきたのかを知り、費用対効果を知るため
求人媒体の内容で、どこに惹かれて応募しましたでしょうか? 求人媒体のコンテンツやデザイン等の反応を知り、今後の参考とするため
弊社のHPは見ていただけましたでしょうか? 当社についてより多くの情報を知り、応募してきたのかを知るため。応募の意欲を知るため
弊社HPの中で特に興味を持ったのはどこでしょうか? HPのコンテンツやデザイン等の反応を知り、今後の参考とするため
前職を辞めた(辞めようとしている)理由を教えていただけますでしょうか? ここで前職の悪口を言う人は要注意!弊社の業務に積極的に取り組んで頂ける人かを判断する
弊社で、●●職を選んだ理由は何でしょうか?(当社に決めた一番の理由) 当社のどこに魅力を感じ、当社に入社して何を望むのか把握するため
住宅業界の経験はありますか? 今必要としている業務と合致するか?将来性はあるか?を確認したい
○○様の働く理由(何のために働くか)は何ですか? 会社の方向性と個人の方向性がマッチするかどうかを判断するため
弊社の理念・ビジョンに関してどう感じますか? 会社の方向性と個人の方向性がマッチするかどうかを判断するため
管理者(マネージャー)の経験はございますか?どんな工夫をされていましたか? 会社の体質に合う人材かどうかを判断するため
通勤距離はどのくらいでしょうか? 時間が不規則なため通勤可能かどうか知る
希望する給与額はどのくらいでしょうか? 入社後に思っていた給与と違うと退職する可能性がある(最低ラインでの説明をする)
家族構成を教えていただけますでしょうか? 扶養家族がいるかどうか、要介護の方がいるかどうかを確認するため
応募に際して、ご家族の同意を得ていますでしょうか? 家族に反対され退職することを防ぐため
いつから入社希望でしょうか? 当社の受け入れ体制の準備を整えるため
他社の求人に応募していますでしょうか? 採用が決まった時に当社に来ていただけそうか確認したい

 

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2019年7月18日

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ABOUTこの記事をかいた人

京都府出身。大学卒業後、新卒で上場IT商社に入社。 法人向けのITコンサルタントとして業務の効率化、WEBを活用した集客・営業コンサルティングを実施。 その後国内コンサルティングファームにて不動産業専門のコンサルティングに従事。役職はチームリーダー、全国のクライアントの経営顧問をしている。 専門分野は仕事上、不動産・新築住宅・WEB・IT分野などなど。 読書・資格取得・ITツールやアプリ導入などが趣味